I arbeidslivet kan man oppleve at ulike konflikter oppstår. Dette kan være konflikter mellom de ansatte, eller mellom de ansatte og ledelsen. En uenighet på arbeidsplassen vil ofte påvirke det generelle arbeidsmiljøet, og ha negative konsekvenser for flere enn de som er direkte involverte i saken. 

Kilden til konflikt kan være mange. Kanskje arbeidsgiveren din har sagt noe om deg som du ikke ville at andre skulle vite?  

Utgangspunktet er at arbeidsgiveren din ikke har noen generell taushetsplikt, men det er mange unntak. I denne artikkelen kan du lese mer om taushetsplikten arbeidsgiveren din har overfor sine ansatte, og i hvilke situasjoner du ikke kan forvente at informasjon holdes tilbake. 

Hva sier loven? 

Utgangspunktet for reglene som gjelder mellom deg og arbeidsgiveren din, er arbeidsmiljøloven. I arbeidsmiljøloven er ikke arbeidsgiveren din underlagt noen generell taushetsplikt, men det er likevel flere unntak fra dette utgangspunktet. Blant annet skal ikke arbeidsgiveren din dele informasjon som innholdet i personalsaker, eller private forhold som gjelder de ansatte på arbeidsplassen. Mer inngående informasjon om disse unntakene kan du lese mer om lenger ned i artikkelen.  

Taushetsplikt i personalsaker

En personalsak er en sak som gjelder forholdet mellom arbeidsgiveren og arbeidstakeren. Dette omfatter de aller fleste situasjonene der en arbeidsgiver føler at det må gjøres noen tiltak overfor deg som arbeidstaker. 

Hovedregelen er at du har taushetsplikt om innholdet i personalsaker, og om personlige forhold hos arbeidstakeren din. Unntaket for taushetsplikten vil være overfor personer i stillinger over arbeidsgiveren i virksomheten, eller overfor HR. Dette betyr at du som arbeidsgiver ikke kan fortelle den ansattes kollegaer om bakgrunnen for personalsaken, mens arbeidstakeren din står fritt til å dele sin side av saken med andre. 

Hva kan være årsaken til en personalsak? 

En vanlig kilde til konflikt kan være en ansatt sine helseforhold, at man er uenige om hvordan jobben skal gjøres, eller at det er vanskelig å samarbeide. Det kan også hende at den ansatte har brutt reglene som gjelder på arbeidsplassen, eller ikke har levert de resultatene som forventes. Dette er ikke en uttømmende liste, og det er mange situasjoner som gjør at en arbeidsgiver føler det må tas grep. 

Uavhengig av bakgrunnen for personalsaken, er det viktig å være godt forberedt slik at saken ikke eskalerer ytterligere. Rykter sprer seg fort på en arbeidsplass, og saken kan ha negative konsekvenser for arbeidsmiljøet i hele virksomheten. Om du står overfor en konflikt kan det være lurt å ta kontakt med en advokat.

Utfordringer med taushetsplikten

Dersom personalsaken fører til at en ansatt må sies opp, kan det hende at vedkommende mener at oppsigelsen er usaklig. Ved forhandlingene om oppsigelsen kan den ansatte som oftest fortsette i stillingen så lenge forhandlingene skjer, og det samme gjelder dersom vedkommende reiser søksmål innen de gjeldende fristene. Som arbeidsgiver kan dette bety at den ansatte som du ønsker å si opp får lov til å fortsette på arbeidsplassen i lang tid. Det kan være snakk om flere måneder, og miljøet på arbeidsplassen vil ofte påvirkes i stor grad. Personen som står i fare for å miste stillingen vil som regel fortelle de andre ansatte sin side av saken, og hvordan vedkommende opplever deg som arbeidsgiver. Som arbeidsgiver har du taushetsplikt om innholdet i saken, og kan derfor ikke komme med oppklaring eller motsigelser av det som den ansatte har fortalt. 

Hva kan arbeidsgiver gjøre for å redusere problemene?

Som nevnt, har arbeidstakeren din et vern mot usaklige oppsigelser. Du kan for eksempel mene at arbeidstakeren din ikke har gjort jobben sin, eller har gjort andre feil som gjør at personen ikke passer i stillingen. 

Det er viktig at du gjør grundige forberedelser før du går til oppsigelse, slik at forhandlingsprosessen eller domstolsbehandling av saken ikke varer unødvendig lenge. Dersom arbeidstakeren din har mulighet til å fortsette i jobben sin mens forhandling eller domstolsbehandling foregår, vil du være tjent med at dette tar slutt raskest mulig.

Det er viktig å håndtere personalsaker på en god måte

Mange arbeidsgivere undervurderer hvor store konsekvenser en personalsak kan ha for virksomheten som helhet. Store ressurser og mye innsats legges ned i å bedre arbeidsmiljøet og arbeidsforholdene for de ansatte. Arbeidsgivere har blitt flinkere og flinkere til å forstå at et godt arbeidsmiljø både effektiviserer arbeidet, og ikke minst øker lojaliteten hos de ansatte. Dersom en personalsak blir fremstilt på en måte som de andre ansatte kan oppleve som urettferdig, urimelig, eller usaklig, kan det hende at deres følelse av trygghet på jobb forsvinner. De øvrige ansatte kan få inntrykk av at arbeidsgiveren deres gjør det som passer ledelsen best, og at de kan være den neste som mister jobben sin. Hvis de ansatte har dette inntrykket av ledelsen, hjelper det lite at virksomheten investerer store summer i teambuilding-aktiviteter og hyggelige julebord. 

Ha gode rutiner for håndtering av personalsaker og oppsigelser

I forkant av en personalsak er det viktig å tenke gjennom hvordan man kan håndtere saken slik at den skaper minst mulig oppstyr på arbeidsplassen. Her står det sentralt at ledergruppen i bedriften har en god rutine og plan for hvordan man skal håndtere saker. Det vil være til det beste for begge parter hvis man har en felles forståelse om at arbeidsforholdet burde avsluttes. Hvis man kan legge frem saken på en måte som gjør at den ansatte føler at det er like greit å finne seg en annen jobb, kan man heller ha fokus på en ryddig avslutning av arbeidsforholdet. 

Personlige forhold hos arbeidstakeren

Som arbeidsgiver har du også taushetsplikt om personlige forhold hos arbeidstakerne dine. 

Personlige forhold er forhold man som regel vil holde for seg selv. Dette kan for eksempel informasjon om din fysiske eller psykiske helse, eller seksuelle legning dersom man ikke er åpen om dette. En god tommelfingerregel kan være at informasjon som kan være til skade for en person, eller som virker utleverende, er personlige. Hvis du er usikker på om en opplysning er ansett som «personlige forhold» eller ikke, anbefaler vi at du lar være å dele den med andre før du får oppklaring. 

Etter forvaltningsloven er ikke fødselssted, fødselsdato og personnummer, statsborgerskap, sivilstand, yrke, eller bosted og arbeidssted ansett som personlige forhold, med mindre disse kan gi ytterlige informasjon som må anses som personlig. 

• Vi kan tenke oss et eksempel der det har blitt gjort en undersøkelse blant de ansatte på arbeidsplassen. I undersøkelsen blir det blant annet stilt spørsmål om den ansatte opplever å ha blitt mobbet eller trakassert på jobb det siste året. De ansattes svar på dette spørsmålet vil være av et typisk eksempel på informasjon om personlige forhold. 

Et annet spørsmål i undersøkelsen er om de ansatte er fornøyde med luft- og temperaturforholdene på kontoret. Dette vil som regel ikke være ansett som et forhold av personlig karakter. 

Det er viktig å huske at informasjon om andres personlige forhold også er underlagt taushetsplikt. Hvis man for eksempel spør om de ansattes opplevelse av en leder, eller generelt om de øvrige kollegaene, kan være taushetsbelagt. 

Hva med opplysninger som ikke er taushetsbelagte?

Som du sikkert har skjønt, er det mange opplysninger som ikke er taushetsbelagte. Det er likevel lurt å tenke nøye gjennom hva du velger å dele med andre, og hvilken informasjon du burde holde for deg selv. Man kan ikke alltid vite hvordan deling av opplysninger kan påvirke de ansatte, og de andre rundt deg. 

• Vi kan tenke oss et eksempel der en ansatt «A» har kommet for sent på jobb gjentatte ganger, uten at dette har utløst noen personalsak. Den ansatte er flau, og skammer seg over at dette. I lunsjpausen forteller du ansatt «B» at «A» kom for sent, noe «A» senere får vite om. Selv om du ikke nødvendigvis er påkrevd å holde informasjonen for deg selv, kan det hende at dette er en opplysning du burde ha holdt for deg selv. Ansatt «A» vil nok få svekket tillit til deg, og ha større problemer med å dele informasjon på et senere tidspunkt når vedkommende har inntrykk av at opplysninger blir delt ukritisk med andre. 

Avslutningsvis

For å oppsummere, kan vi si at du som arbeidsgiver har taushetsplikt om personlige forhold hos de ansatte, og om innholdet i personalsaker. Det finnes også andre situasjoner der taushet burde utvises, men dette har vi ikke gått nærmere inn på i denne artikkelen. En god tommelfingerregel er at du dobbeltsjekker om en opplysning er taushetsbelagt før du velger å dele den med andre. Det kan også hende at informasjon som ikke er taushetsbelagt likevel burde holdes tilbake.

Som arbeidsgiver er det viktig at de ansatte har tillit til deg som leder, og føler seg trygge på arbeidsplassen. Siden du har taushetsplikt i personalsaker, er det i din beste interesse at personalsaker ikke skaper uro og misnøye blant de ansatte. Dette kan forhindres gjennom gode rutiner for håndtering av personalsaker, og gode forberedelser i forkant av saken. En investering i god håndtering av personalsaker er ofte minst like viktig som investering i bedre arbeidsmiljø og teambuilding.