I arbeidslivet kan man oppleve at ulike konflikter oppstår. Det kan være konflikter mellom de ansatte, eller mellom de ansatte og ledelsen. Uenigheter på arbeidsplassen påvirker ofte arbeidsmiljøet. Konflikter kan ha negative konsekvenser for flere enn de som er direkte involverte i saken. Kilden til konflikt kan være så mangt. Kanskje sjefen snakker om andre ansatte? Generelt sett har ikke arbeidsgiver taushetsplikt om en ansatt. Men det finnes imidlertid visse unntak, for eksempel ved sykdom eller personalsak.

Her i denne enkle guiden går vi gjennom alt du må vite om temaet, samt eventuelle konsekvenser av brudd på taushetsplikten.

Hva sier loven om arbeidsgivers taushetsplikt om ansatte? 

Ansatte har flere rettigheter i henhold til arbeidsmiljøloven. Arbeidsgiveren din er ikke underlagt en generell taushetsplikt ifølge denne loven, men det er likevel flere unntak fra denne regelen. For eksempel, arbeidsgiveren din skal blant annet ikke dele informasjon fra en personalsak eller andre private forhold som gjelder de ansatte på arbeidsplassen.

Personalsak og arbeidsgivers taushetsplikt

En personalsak er en sak som gjelder forholdet mellom arbeidsgiveren og arbeidstakeren. Dette omfatter de aller fleste situasjonene der en arbeidsgiver føler at det må gjøres noen tiltak overfor deg som arbeidstaker. Arbeidsgiver har taushetsplikt om ansatte ved en eventuell personalsak eller personlige forhold hos arbeidstakeren.

Men det finnes visse unntak for taushetsplikten:

• Arbeidsgiver kan dele informasjon om personalsaker med personer i høyere stillinger i virksomheten. Dette er ofte nødvendig for å sikre god ledelse og beslutningsprosesser.
• HR-avdelingen har som regel tilgang til sensitive personalopplysninger. De trenger denne informasjonen for å kunne håndtere personalsaker, lønnsadministrasjon og andre relaterte oppgaver på en effektiv måte.

Sjefen kan dermed ikke snakke om andre ansatte eller kommentere bakgrunnen for personalsaken. Personvernet til den ansatte skal fortsatt respekteres i størst mulig grad. Arbeidstakeren står derimot fritt til å dele sin side av saken med andre. Han eller hun kan velge å diskutere saken med kollegaer, venner eller familie hvis de ønsker det. Eventuelle brudd på taushetsplikten kan få store konsekvenser.

Hva kan være årsaken til en personalsak? 

En vanlig kilde til konflikt inkluderer den ansattes helseforhold, man er uenige om hvordan jobben skal gjøres eller at det er vanskelig å samarbeide. Det kan også hende at den ansatte har brutt reglene på arbeidsplassen eller ikke har levert de resultatene som forventes. Dette er ikke en uttømmende liste, og det er mange situasjoner som gjør at en arbeidsgiver føler det må tas grep. 

Uavhengig av bakgrunnen for personalsaken, er det viktig å være godt forberedt slik at saken ikke eskalerer ytterligere. Rykter sprer seg fort på en arbeidsplass, og saken kan ha negative konsekvenser for arbeidsmiljøet i hele virksomheten. Det kan være lurt å ta kontakt med en advokat så raskt som mulig, dersom det oppstår konflikter.

Utfordringer med arbeidsgivers taushetsplikt om ansatte

Taushetsplikten til arbeidsgivere kan noen ganger være utfordrende. La oss si at det har oppstått en personalsak som førte til at den ansatte ble sagt opp. Den ansatte mener oppsigelsen var usaklig og tar saken videre. I så fall har arbeidstakeren krav på å fortsette i stillingen så lenge forhandlingene pågår i henhold til arbeidsmiljøloven. Vedkommende kan også fortsette i stillingen, selv om han eller hun velger å saksøke sjefen i forbindelse med oppsigelsen.

Den ansatte som arbeidsgiver ønsker å si opp får dermed lov til å fortsette på arbeidsplassen i lang tid. Det kan være snakk om flere måneder før oppsigelsessaken blir avgjort. Miljøet på arbeidsplassen vil ofte påvirkes i stor grad. Personen som står i fare for å miste stillingen kan for eksempel fortelle de andre ansatte sin side av saken og hvordan vedkommende opplever deg som arbeidsgiver.

Du som arbeidsgiver har derimot taushetsplikt om den ansatte og innholdet i saken. Du kan derfor ikke komme med forklaring eller motsigelser av det som den ansatte har fortalt. 

Hva kan arbeidsgiver gjøre for å redusere konflikter ved personalsaker og oppsigelser?

Stillingsvern er en grunnleggende rettighet for arbeidstakere i Norge. Ansatte er beskyttet mot vilkårlige oppsigelser og sikrer at arbeidsforhold ikke kan avsluttes uten saklig grunn. Arbeidsgiver kan for eksempel mene at arbeidstakeren din ikke har gjort jobben sin eller har gjort andre feil som gjør at personen ikke passer i stillingen. Men arbeidsgiver må gjøre grundige forberedelser før en eventuell oppsigelse for å unngå konflikter.

En ansatt som bestrider en oppsigelse har som sagt rett til å fortsette i jobben mens saken behandles. Det er derfor i arbeidsgivers interesse å:

• Passe på at prosessen går så raskt som mulig
• Være åpen for forhandlinger eller mekling
• Ha en klar strategi for hvordan konflikten på arbeidsplassen blir håndtert

Stillingsvernet beskytter arbeidstakere, men det må samtidig være en god balanse med bedriftens behov. Arbeidsgivere står derfor ikke maktesløse. Men de må følge riktige prosedyrer og ha god dokumentasjon. Så lenge dette er på plass, kan personalsaker og eventuelle oppsigelser håndteres på en ryddig og profesjonell måte — selv om taushetsplikten kan gjøre hverdagen litt utfordrende for arbeidsgiver.

Les også

Se hvilke rettigheter du har mot diskriminering i arbeidslivet

Det er viktig å håndtere en personalsak på en god måte

Mange arbeidsgivere undervurderer hvor store konsekvenser en personalsak kan ha for virksomheten som helhet. Store ressurser og mye innsats legges ned i å bedre arbeidsmiljøet og arbeidsforholdene for de ansatte. Arbeidsgivere har blitt flinkere og flinkere til å forstå at et godt arbeidsmiljø både effektiviserer arbeidet og øker lojaliteten hos de ansatte.

Dersom en personalsak blir fremstilt på en måte som de andre ansatte kan oppleve som urettferdig, urimelig eller usaklig, kan det hende at de føler seg mindre trygg. Samtidig har arbeidsgiver taushetsplikt om den ansatte, selv i en krevende personalsak og oppsigelsessak. De kan derfor ikke forklare konflikten i detalj til øvrige arbeidstakere.

Da kan de øvrige ansatte kan få inntrykk av at arbeidsgiveren deres gjør det som passer ledelsen best og at de kan være den neste som mister jobben sin. Da hjelper det lite at virksomheten investerer store summer i teambuilding-aktiviteter og hyggelige julebord.

Hva skjer hvis arbeidstaker bryter taushetsplikten?

Vi har snakket mye om arbeidsgivers taushetsplikt og hva som skjer hvis sjefen snakker om andre ansatte. Men mange arbeidstakere også har en plikt til å holde sensitiv informasjon for seg selv. Dersom arbeidstaker bryter en eventuell taushetsplikt, kan det gi arbeidsgiver tilstrekkelig grunnlag for oppsigelse og/eller avskjed. Det er fordi:

• Brudd på taushetsplikten bryter tilliten mellom arbeidsgiver og arbeidstaker
• I visse bransjer er taushetsplikt et lovpålagte krav
• Det kan skade bedriftens omdømme, lønnsomhet eller drift

Arbeidsgiver bør handle raskt ved mistanke om brudd på taushetsplikten. Begynn med å samle all relevant informasjon og bevis. Du bør også dokumenter nøyaktig når og hvordan du ble oppmerksom på bruddet. Noter også eventuelle samtaler eller konfrontasjoner med den ansatte. Men før du sier opp den ansatte må du holde et såkalt drøftelsesmøte der du presenterer saken og gir dem mulighet til å forklare seg.

Les også

Se hvilke regler som gjelder for avskjedigelse

Personlige forhold hos arbeidstakeren

Arbeidsgiver har også taushetsplikt om personlige forhold hos arbeidstakerne. Personlige forhold er forhold man som regel vil holde for seg selv. Dette kan for eksempel informasjon om fysisk eller psykisk sykdom. En god tommelfingerregel kan være at informasjon som kan være til skade for en person — eller som virker utleverende — kan regnes for å være personlige. Hvis du er usikker på om en opplysning er ansett som «personlige forhold» eller ikke, anbefaler vi at du lar være å dele den med andre.

Etter forvaltningsloven er ikke fødselssted, fødselsdato og personnummer, statsborgerskap, sivilstand, yrke, eller bosted og arbeidssted ansett som personlige forhold. Unntaket er hvis disse kan gi ytterlige informasjon som må anses som personlig. 

La oss for eksempel si at det har blitt gjort en undersøkelse blant de ansatte på arbeidsplassen. I undersøkelsen blir det blant annet stilt spørsmål om den ansatte opplever å ha blitt mobbet eller trakassert på jobb det siste året. De ansattes svar på dette spørsmålet vil være av et typisk eksempel på informasjon om personlige forhold. 

Et annet spørsmål i undersøkelsen er om de ansatte er fornøyde med luft- og temperaturforholdene på kontoret. Det vil som regel ikke være ansett som et personlig forhold. Det er viktig å huske at informasjon om andres personlige forhold også er underlagt taushetsplikt. Hvis man for eksempel spør om de ansattes opplevelse av en leder eller øvrige kollegaene kan være taushetsbelagt. 

Hva med opplysninger som ikke er taushetsbelagte?

Som du sikkert har skjønt, er det mange opplysninger som ikke er taushetsbelagte. Det er likevel lurt å tenke nøye gjennom hva du velger å dele med andre og hvilken informasjon du burde holde for deg selv. Man kan ikke alltid vite hvordan deling av opplysninger kan påvirke de ansatte andre rundt deg. 

Vi kan tenke oss et eksempel der en ansatt «A» har kommet for sent på jobb gjentatte ganger, uten at dette har utløst noen personalsak. Den ansatte er flau og skammer seg over at dette. I lunsjpausen forteller du som arbeidsgiver til ansatt «B» at «A» kom for sent, noe «A» senere får vite om.

Selv om du ikke nødvendigvis er påkrevd å holde informasjonen for deg selv, kan det likevel hende at dette er en opplysning du burde ha holdt for deg selv. Ansatt «A» vil nok få svekket tillit til deg. «A» kan også bli tilbakeholden med å dele viktig informasjon med deg i frykt for at det vil bli spredt videre. Slik deling av informasjon kan skape et arbeidsmiljø som er preget av sladder og mistillit.

Konklusjon: Dette må du vite om arbeidsgivers taushetsplikt om ansatte og eventuelle unntak

Aarbeidsgiver har taushetsplikt om personlige forhold hos de ansatte og innholdet i en eventuell personalsak. En god tommelfingerregel er at du dobbeltsjekker om en opplysning er taushetsbelagt før du velger å dele den med andre. Det kan også hende at informasjon som ikke er taushetsbelagt likevel burde holdes tilbake.

Det er viktig at de ansatte har tillit til ledelsen, og da bør ikke sjefen snakke om andre ansatte. Arbeidstakere må kunne føle seg trygge på arbeidsplassen. Er du i tvil om du kan gjøre unntak fra taushetsplikten i enkelte saker? I så fall anbefaler vi at du tar kontakt med en advokat som kan gi deg nærmere veiledning. Lykke til!